Uma manutenção é a peça do cliente que entra na loja para um serviço, como trocar o fecho, soldar um elo, polir ou dar banho, e volta numa data combinada. Ela não é um pedido de joia: tem menu, lista e numeração próprios, em Manutenções.
Cadastrar, consultar, editar, pagar, cancelar, entregar e enviar manutenções ao cliente exige a mesma permissão dos pedidos. Com o Plano Loja bloqueado, a lista e o detalhe continuam disponíveis só para consulta.
Cadastrar uma manutenção
- Abra Manutenções no menu e selecione Nova manutenção.
- Informe o Nome do cliente e o Telefone, com DDD.
- Em Descrição, escreva o serviço combinado, de 3 a 1.000 caracteres. Pode usar mais de uma linha.
- Confira a Data do pedido, que já vem com hoje, e informe a Data de entrega.
- Informe o Valor cobrado em reais, por exemplo
150,00. - Em Assinatura de entrada, confira o nome de quem assina e peça que o cliente assine no quadro com o dedo, a caneta ou o mouse.
- Se o cliente já pagou, marque O cliente já pagou em Pagamento e preencha a forma e a data. Veja registrar o pagamento.
- Selecione Cadastrar manutenção.
Todos os campos são obrigatórios, menos o pagamento. A data do pedido não pode ser futura, a data de entrega não pode ser anterior a ela, e o valor cobrado precisa ser maior que zero. A data de entrega não tem horário.
O nome de quem assina segue o nome do cliente até você mudá-lo, para quando outra pessoa deixa a peça. Sem o nome e o traço no quadro, a manutenção não é cadastrada.
Enviar o comprovante ao cliente
Depois do cadastro, envie ao cliente o comprovante da manutenção: um PDF que prova que a peça ficou na loja, com a Nota e a assinatura de entrada. O PDF é baixado e a conversa do cliente abre no WhatsApp; você anexa o arquivo e confirma o envio no próprio WhatsApp.
- No detalhe da manutenção, selecione Enviar ao cliente. Na lista, use o botão com o ícone de documento na linha da manutenção.
- Aguarde o aviso Preparando envio ao cliente….
- O PDF
manutencao-<Nota>.pdfé baixado. Selecione Abrir WhatsApp no aviso. A conversa abre numa aba nova com uma mensagem curta preenchida, e o Goldpicker continua aberto onde você estava. Para desistir, use Cancelar ou feche o aviso. - Anexe o PDF baixado na conversa e use o botão de envio do próprio WhatsApp.
No celular, o PDF vai para os downloads do aparelho; anexe-o pelo clipe do WhatsApp, em Documento.
Um envio por vez: enquanto o aviso estiver aberto, selecione Abrir WhatsApp ou Cancelar antes de preparar outro envio, de manutenção ou de pedido.
O comprovante é pensado para a entrada da peça, mas pode ser gerado de novo depois, por exemplo para reenviar: ele sai com a situação de pagamento do momento. Manutenções canceladas não têm comprovante. Com o Plano Loja bloqueado, o envio não aparece.
O que vai no PDF
- o nome da loja e a Nota com a data do pedido;
- o nome e o telefone do cliente e a data de entrada da peça;
- a descrição do serviço inteira, com as quebras de linha;
- o valor da manutenção e uma linha com a situação: A pagar na retirada ou, com o pagamento registrado, por exemplo
Pago · 28/10 · PixouPago · 06/11 · Crédito em 2x; - a previsão de retirada;
- a assinatura de entrada, com o nome de quem assinou, a data e a hora.
A maquininha, o custo, o lucro e a assinatura de retirada nunca entram no PDF, nem um pagamento estornado. O arquivo não fica guardado no Goldpicker nem num link público: ele é gerado na hora e só existe no aparelho que o baixou.
A Nota da manutenção
A Nota não é digitada: o Goldpicker a gera no cadastro, começando em 1 e subindo de um em um em cada loja. É uma numeração separada da Nota dos pedidos de joia, então a loja pode ter uma Nota 12 de pedido e uma Nota 12 de manutenção.
Uma Nota nunca é reaproveitada, nem a de uma manutenção cancelada.
Consultar as manutenções
A lista mostra Nota, cliente, telefone, a descrição resumida, data do pedido, data de entrega, valor cobrado, pagamento e situação. A coluna Pagamento diz Pago com a forma, por exemplo Pago · Pix ou Pago · Stone · Crédito 3x, ou Não pago. As manutenções em aberto vêm primeiro, da entrega mais próxima para a mais distante; as demais vêm depois, das mais recentes para as mais antigas.
Uma manutenção está em aberto até a peça ser retirada, e entregue depois disso; a que não vai seguir fica cancelada. Na data de entrega de uma manutenção em aberto:
| Selo | Quando aparece |
|---|---|
| Para hoje | A data de entrega é hoje. |
| Atrasado | A data de entrega já passou. |
Entregue ou cancelada, a manutenção não mostra mais esses selos.
Buscar uma manutenção
No campo Nota, cliente ou telefone:
- um termo só com números procura apenas a Nota:
12encontra a Nota 12, e não um telefone com 12; - qualquer outro termo procura o nome do cliente, e também o telefone quando escrito como telefone, por exemplo
(11) 98765.
Os filtros combinam entre si:
- Data do pedido: só as manutenções cadastradas numa semana, mês, ano ou período personalizado;
- Situação: em aberto, entregues ou canceladas;
- Pagamento: pagas ou não pagas;
- Prazo: para hoje ou atrasadas, que valem só para as em aberto, como os selos.
Ver o detalhe
Selecione a Nota na lista para abrir o detalhe. Ele mostra todos os campos, o pagamento, a assinatura de entrada com o nome, a data e a hora em que foi feita e quem cadastrou, a retirada, e quem fez a última alteração e quando.
Editar uma manutenção
- No detalhe, selecione Editar.
- Corrija o que for preciso e selecione Salvar alterações.
Enquanto a manutenção está em aberto, tudo pode ser corrigido, menos a Nota e a assinatura de entrada, que ninguém altera nem apaga. A edição guarda quem alterou e quando, sem histórico campo a campo.
Com um pagamento registrado, o Valor cobrado fica travado, porque o pagamento é sempre do valor inteiro. Para corrigi-lo, estorne o pagamento antes; os outros campos continuam editáveis.
Depois de entregue, só a Descrição pode mudar: no detalhe, o botão vira Editar descrição, e os outros campos aparecem só para consulta. Para corrigir outro campo, desfaça a entrega antes.
Uma manutenção cancelada não pode mais ser editada.
Fechar na Receita
Com o pagamento registrado, a manutenção pode ser fechada na Receita, na aba Manutenções, informando o custo do serviço. Veja fechar manutenções na Receita.
Depois de fechada, a manutenção fica só para consulta: não se edita, não se estorna o pagamento, não se cancela e não se desfaz a entrega. Se a peça ainda não foi retirada, ela pode ser entregue normalmente.
Registrar o pagamento
A manutenção tem um pagamento só, sempre do valor cobrado inteiro: não há sinal nem pagamento parcial. Ele pode ser informado no cadastro ou registrado depois, a qualquer momento, com a manutenção em aberto ou já entregue.
- No detalhe da manutenção, em Pagamento, selecione Registrar pagamento.
- Escolha a Forma: Pix, débito, crédito ou dinheiro.
- No crédito ou no débito, escolha a Maquininha em que o cartão passou. Com uma só maquininha ativa, ela já vem escolhida. No crédito, escolha também as Parcelas, de 1x a 12x.
- Confira a Data do pagamento, que já vem com hoje e não pode ser futura.
- Selecione Registrar pagamento.
O valor não é digitado: é o valor cobrado da manutenção. O seu nome e a hora do registro são guardados.
Sem nenhuma maquininha ativa, crédito e débito ficam bloqueados: peça a quem configura a Receita para cadastrar uma. Se a maquininha escolhida não tem taxa para a modalidade, o pagamento é registrado assim mesmo, com um aviso.
Um pagamento registrado nunca é editado nem apagado. Para corrigir um erro, estorne-o e registre outro.
Estornar o pagamento
- No detalhe, em Pagamento, selecione Estornar pagamento.
- Escreva o Motivo do estorno, de 3 a 500 caracteres.
- Confirme em Estornar pagamento.
O estorno é do pagamento inteiro. A linha continua no detalhe, riscada, em Pagamentos estornados, com o motivo, quem estornou e quando, e deixa de contar. A manutenção volta a ficar não paga: o valor cobrado volta a ser editável e um novo pagamento pode ser registrado.
Cancelar uma manutenção
| Situação | Pode cancelar? |
|---|---|
| Em aberto, sem pagamento | Sim, com motivo. |
| Em aberto, com pagamento | Não. Estorne o pagamento antes. |
| Entregue | Não. Para cancelar, desfaça a entrega antes. |
- No detalhe de uma manutenção em aberto, selecione Cancelar manutenção.
- Escreva o Motivo do cancelamento, de 3 a 500 caracteres.
- Confirme em Cancelar manutenção.
Com um pagamento registrado, o Goldpicker não cancela: ele explica e leva ao pagamento, para você estorná-lo primeiro.
A manutenção cancelada fica só para consulta: nada nela muda, e ela não recebe pagamento nem é entregue. Ela não é apagada, continua na lista com a sua Nota e mostra o motivo, quem cancelou e quando. A próxima manutenção recebe um número novo.
Entregar uma manutenção
Quando a peça for retirada:
- No detalhe da manutenção, selecione Entregar.
- Confira o Nome de quem retirou. Ele vem com o nome do cliente, mas pode ser outra pessoa, como um parente com a Nota.
- Peça que essa pessoa assine no quadro.
- Selecione Confirmar entrega.
Sem o nome e o traço, a entrega não é registrada. A data e a hora da retirada e o seu nome, como quem confirmou, são registrados pelo sistema.
A assinatura de retirada aparece só no detalhe da manutenção, na seção Retirada. Ela é da loja: não vai para o cliente.
Desfazer a entrega
Se a entrega foi marcada por engano:
- No detalhe, selecione Desfazer entrega.
- Confirme em Desfazer entrega.
Não é preciso informar motivo. A manutenção volta para em aberto, e todos os campos voltam a ser editáveis, menos o valor cobrado se houver pagamento. A assinatura de retirada não é apagada: ela fica em Entregas desfeitas, com quem desfez e quando. Uma nova entrega pede uma assinatura nova.
Exportar as manutenções
Proprietário e Gerente podem baixar a lista filtrada inteira em CSV, em Exportar, no topo de Manutenções. Veja exportar listas em CSV.